Meet The Nuggets

Samen vormen wij team Fire Nuggets. Elke Nugget heeft zo zijn eigen sausje van kwaliteiten wat ons team 'on fire' maakt.

De opdracht

In opdracht van gemeente Rotterdam werken wij aan een slimme toepassing voor het vraagstuk “Videobellen met Rotterdammers” die op een afgesloten locatie zitten en geen device tot hun beschikking hebben. Met onze kennis en vaardigheden willen wij tot een innovatieve slimme toepassing komen om het contact met de gemeente en deze groep mensen te bevorderen.

Deskresearch & doelgroep

Om het vraagstuk zo goed mogelijk aan te pakken zijn wij begonnen met het opzoeken van de definitie en voorbeelden van semi-openbare ruimtes. De voorbeelden waarop wij kwamen waren detentie, ziekenhuizen, bibliotheken, vliegvelden, asielzoekerscentrums en schepen.

Vanuit deze semi-openbare ruimtes hebben wij bijbehorende stakeholders beschreven. De stakeholders gedetineerden en asielzoekers vonden wij de meest interessante doelgroepen bij dit vraagstuk, vandaar zijn wij deze verder gaan onderzoeken.

Uit het onderzoek kwam naar voren dat het asielzoekers geen direct contact hebben met de gemeente en daarnaast bleek dat het asielzoekerscentrum in Rotterdam gaat sluiten en deze groep mensen steeds kleiner wordt. Uit het onderzoek naar de gedetineerden kwamen veel interessante inzichten. Met name van de groep gedetineerden die in een penitentiair programma zitten. Deze groep mensen gaan re-integreren en voor deze re-integratie moeten veel zaken met de gemeente en hun casemanager geregeld worden. Om deze reden zijn wij ons gaan richten op de doelgroep: gedetineerden in een penitentiair programma.

Mailen, bellen en valideren

Door het uitgevoerde deskresearch waren wij achtergebleven met een aantal vragen die wij graag wilde beantwoorden. Om deze vragen te beantwoorden gingen wij contact op zoeken met verschillende gemeenten en betrokken organisaties. Één van de manieren hoe wij dit deden was door te mailen. Na het opzetten van een goed geformuleerde mail met duidelijke vragen gingen wij deze rond mailen naar alle instanties die hiermee te maken hadden met de hoop op vele reacties. En reacties kregen we, alleen niet altijd op de manier waarop wij hoopte. Zo werden we soms doorverwezen of ze gaven aan dat ze te weinig kennis hadden over het onderwerp. Door het tekort aan relevante reacties kregen wij de nodige zet om snel over te gaan op directe manieren van onderzoeken door te bellen naar instanties en het houden van interviews.

Interview Iona

Interview met een specialist

Op maandag 31 mei had Gillyenne een interview met Iona die specialist is bij het team Detentie en Re-integratie. Via Gillyenne haar tante die bij de gemeente werkt, werden wij met ons vraagstuk naar Iona toegewezen. Iona heeft veel kennis over haar vak, de gemeente, casemanagers en het gehele proces dat een gedetineerde doorloopt tijdens zijn hechtenis en na hechtenis. Van tevoren hadden wij interviewvragen opgesteld die Gillyenne aan Ione stelde. Voor onze documentatie heeft Gillyenne het interview opgenomen. Op deze manier konden wij achteraf nog een keer beluisteren en alle belangrijke inzichten aan ons onderzoek toevoegen.

7 Insights

Onze inzichten vanuit ons deskresearch en het interview

“Ik mis het directe contact met gedetineerden” - Ione (Casemanager)

“Alleen de recherche en de advocaat mogen in de gevangenis komen” - Ione (Casemanager)

“Geen devices in de Gevangenis Rotterdam” - Ione (Casemanager)

“Zonder de casemanagers gebeurt er niks” - Ione (Casemanager)

“Beveiliging privacy en persoonsgegevens niet betrouwbaar op apps zoals Teams en zoom” - Ione (Casemanager)

“Gevangenen voelen zich geen prioriteit” - Ione (Casemanager)

“Grote behoeftes hebben op dit moment voorrang” - Ione (Casemanager)

Stakeholderanalyse

Op basis van ons onderzoek hebben wij een stakeholderanalyse gedaan. Alle betrokken partijen hebben wij middels een schema inzichtelijk gemaakt.

stakeholderanalyse

De ontwerpvraag

“Hoe kunnen we het contact tussen gedetineerden van penitentiaire programma die binnenkort terugkeren in de samenleving en de gemeente Rotterdam zo soepel mogelijk laten verlopen zonder device?”

Onze ontwerprichtlijnen

  • Het ontwerp moet de drempel in contact verlagen tussen de in een penetratie inrichting en de gemeente Rotterdam.
  • Het ontwerp moet voldoen aan de richtlijnen van de desbetreffende inrichting; rekening houdend met privacywetgeving en het recht op privacy.
  • Het ontwerp moet toegankelijk zijn voor gedetineerden met een beperking waaronder een taalbarrière, laaggeletterden, fysiek, auditief, visueel, chronisch of mentaal.
  • Het ontwerp moet goed beveiligd zijn om misbruik te voorkomen.

Concepten

Uit onze brainstorm hebben wij twee mogelijke concepten uitgewerkt, Mix&Match en FixFast.

Mix&Match

  • Zelf kiezen met welke ambtenaar van de gemeente je contact legt door Mix&Match.

FixFast

  • Alle zaken in 1x regelen zodat het gesprek met de gemeente vlot verloopt.

Tussenpresentatie

Uit de tussenpresentatie bleek dat Björn van de gemeente het eerste concept Mix and Match erg goed in elkaar vond zitten het koppelen van een gevangene met de casemanager aan een gemeentemedewerker. Het deed hem erg denken aan de app ‘Tinder’. Het tweede concept Fix Fast, waar de casemanager, de gevangene en de gemeente in een driehoeksverhouding kunnen communiceren en hieruit zaken kunnen regelen werd ook goed bevonden enkel vroeg Björn zich of dit te integreren is in het huidige systeem, zodat ze niet nog een extra systeem hoeven te lanceren. Verder zag Björn veel potentie als wij de twee concepten op een of andere manier zouden combineren. 

Customer journey

De customer Journey gaat over Darryl, Joost en Michelle. Darryl de gevangene, Joost de casemanager en Michelle is de gemeentemedewerker. Zij vormen in deze customer journey de belangrijke driehoeksverhouding waarbinnen gecommuniceerd wordt. Zie het proces van communicatie hierboven in de customer journey.

Gezamenlijke customer journey

definitieve concept

Het concept is een platform met een planner, communicatiesysteem in één. Met dit platform kan de gevangene, casemanager en de gemeente ideaal communiceren en afspraken inplannen. Dit concept bevorderd de communicatie tussen deze driehoeksverhouding. Nadat de afspraak gemaakt is kan er een videoverbinding tot stand worden gebracht waarin alle deelnemende partijen elkaar kunnen zien. Dit concept bevorderd de samenwerking en zorgt voor een goede terugkeer van gevangene in de samenleving.

De gevangene kan een gesprek inplannen door middel van een speciaal ingerichte ruimte in de gevangenis, vanuit daar kan hij een 1e verbinding tot stand brengen met de casemanager, de gevangene wordt dan opgehaald door de toezichthouder. In deze speciaal ingerichte ruimte is rekening gehouden met toegankelijkheid en empathie voor de gevangene zo bestaat de ruimte die de balie booth heet voor de zijkanten uit LCD schermen die zich aanpassen naar de woonomgeving van de desbetreffende gevangene, dit geeft een toegankelijke setting voor de gevangene die op het punt staat op vrij te komen. 

Digitale baliebooth

Balie booth

Figma ontwerp

Ontwerpen in Figma